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Signer et envoyer un PO

Le PO est approuvé ; je dois le signer puis l’envoyer au fournisseur.

Espace : Achats · PO Départ : https://approstep.com/pos
PO signature OTP envoi

Prérequis

  • PO prêt à signature
  • Permissions de signature / envoi selon l’étape

Comprendre avant de cliquer

La signature fige l’acte ; l’envoi le communique au fournisseur.

Contexte

Approuver ≠ signer. L’approbation dit « on peut ». La signature dit « c’est engagé ». L’envoi (SENT) notifie le fournisseur. Le moment exact du COMMIT budget est configurable (`budget.commit_on_po_statuses`).

Principes

Preuve d’acte

OTP, codes de référence, éventuelle certification documentaire : l’objectif est la non-répudiation opérationnelle.

Envoi ≠ accusé ≠ réception

SENT communique au fournisseur ; Accuser réception (ACKNOWLEDGED) confirme côté acheteur ; le stock bouge à la GRN.

Annulation & UNCOMMIT

Annuler un PO signé/envoyé peut libérer le COMMIT résiduel (si policy activée).

Les mots à ne pas mélanger

  • ACKNOWLEDGED — PO accusé après envoi — souvent requis avant GRN selon le processus.

Miroir ventes

Pour un PO client (INBOUND), l’envoi se fait via Envoyer au client dans Ventes · PO clients — pas ce parcours Achats.

Comment faire

1 Demander la signature

Sur la fiche PO Achats, lancez la demande de signature (OTP si activé).

2 Confirmer le code

Saisissez l’OTP, confirmez → statut SIGNED.

3 Envoyer au fournisseur

Cliquez sur Envoyer → SENT.

4 Accuser réception (si prévu)

Quand votre rôle le permet, cliquez Accuser réception → ACKNOWLEDGED. La GRN reste possible en SENT ou Accusé selon le tenant.

Résultat attendu

Succès PO signé, envoyé (et éventuellement accusé) ; réception possible.

Si ça bloque

  • OTP expiré → redemander un code.
  • Envoi refusé si le PO n’est pas SIGNED.
  • Chercher « Envoyer au client » ici → mauvais couloir (Ventes).

Voir aussi